일요일, 12월 29, 2013

스무살 때 알았으면 좋았을 스물 여섯 가지 시간 관리 기술

시간 관리는 대부분의 사람들한테 어려운 부분이고 시간 관리 능력에 따라 성과가 크게 다를 수 있다.

여러 가지 역할을 해야 하는 사람들은 성격이 다른 업무들 간의 전환을 할 때 어려움을 많이 겪는다. 어떻게 시간을 서로 다른 업무들 간에 효율적으로 배분할 수 있을까?

몰입(flow)이 필요한 창의적인 지적 노동을 하는 사람들에겐 더욱 시간의 관리가 중요한 요소이다. 하나의 생각에 깊이 몰입할 수 있어야만 성과를 얻을 수 있기 때문에 몰입할 수 있는 시간 여건을 만드는 관리가 필요하다.

개인적으로도 하루 종일 예정되어 있는 회의들 속에서 생각을 정리하고 설계할 수 있는 시간은 점점 더 찾아보기 어렵다.
어떻게 몰입하고 정리하는 시간을 만들어야 할까? 늘 고민이다.

육체의 피로와 뇌의 피로는 보통 직접적인 관련은 없다.
육체가 피로할 때에도 뇌는 활발하게 활동할 수 있으며, 반면 육체는 멀쩡할 때에도 뇌가 피로할 경우가 있다.
물론 육체가 활발하게 맑은 혈액을 공급해줘야 뇌의 활동이 보장되는 것은 장기적 관점에서 사실이다.

다음 프레젠테이션은 캐나다의 제품 마케팅 컨설턴트인 Etienne Garbugli라는 사람이 작성한 시간 관리 기술에 대한 것이다. 나름 공감되는 부분도 많아서 하나씩 음미해본다.

SlideShare : 26 Time Management Hacks I Wish I'd Known at 20

1. 하루 시간의 배분
 시간에 우선순위를 두자.
 무의미한 Boring 시간을 줄이고 우선순위가 있는 일들로 바꾸자.
2. 매일 일할 분량 4~5시간만 계획하자. 나머지 시간은 차게 마련이다.
3. 하루 종일 일이 전혀 진행되지 않거나, 12시간 이어서 일이 잘 진행되는 게 정상이다. 일이 잘 될 때 좀더 일을 하고, 일이 안될 때 좀더 여유를 갖도록 하자.
4. 자신의 시간당 비용을 생각해보고 그에 따라 행동하자. 내 시간을 존중하고, 또 내 시간이 존중받을 만큼 가치가 있도록 만들자.
5. 멀티태스킹을 없애자. 단지 집중도만 떨어뜨릴 뿐이다.
6. 일을 규칙적으로 만들고, 이를 지키자. 그러면 몸이 적응하게 된다.
7. 시간의 경계가 분명할 때 좀더 집중하고 생산적이다. 시간을 정해라.
8. 일을 시작할 때 일로서 시작하는 게 최선이다. 먼저 빨리 끝나는 짧은 일부터 시작하라.
9. 완전한 것보다 하는 게 낫다. (Doing is better than perfect). 나선형적으로(Iteratively) 일을 하라. 완벽에 대한 기대는 부담스럽기만 하다.
10. 많은 시간을 소비하는 게 더 나은 생산성을 가져다주지 않는다. 제약을 둬라.
11. 생각이 필요한 일과 생각이 필요없는 일은 분리해서 하라. 생각과 실행은 더빠른 실행과 더 나은 생각을 위해 분리되어야 한다.
12. 가능하면 회의는 아침 일찍 잡으라. 회의 시간에 가까워질수록 앞의 일들의 효율이 떨어지게 마련이다.
13. 회의와 커뮤니케이션(이메일이나 메시징)은 묶어서 진행하라. 불필요하게 쪼개면 다른 일들의 진행을 방해하게 된다.
14. 하루 종일 같은 문맥의 일을 하도록 하라. 프로젝트와 고객 등이 바뀌면 생산성이 떨어진다.
15. 업무 도중에는 꾸물거리지 않도록 하라. 단거리 전력 질주와 같은 방식의 업무 사이에 약간의 여유를 배치하라. (업무 도중에 SNS나 뉴스를 읽거나 하지 말라)
16. 이해하기 어려운 것들은 이해할 수 있는 작은 단위로 분해하라. 큰 목표는 매일 하는 작은 일들이 목표에 가깝게 끌어갈 때 비로소 이루어진다.
17. 두 개의 일이 같은 우선순위를 갖지 않도록 to-do 리스트를 관리하라.
18. 오늘 하루에 반드시 해야할 하나의 일이 무엇인지를 항상 명심하라.
19. 업무들을 시간 단위로 나누자. 긴 업무는 시작하기가 어렵다. 길다고 생각되는 업무는 시간 단위로 나눠야 한다.
20. 다른 사람이 해도 80% 정도는 달성할 수 있다고 판단된다면 위임하라. 위임하고 다른 사람들을 활용하는 법을 배워야 한다.
21. 어제 일은 잊어버리고 오늘과 내일에 대해서만 생각하라.
22. 모든 일에는 기한이 있어야 한다. 일이 무한히 진행되도록 하면 안된다.
23. 힘들고 긴장된 일에는 종료일을 정하자. 모든 일은 언젠가 끝난다.
24. 항상 메모를 남기는 습관을 갖자. 모든 걸 머리 속에서 기억하려고 하지 말고 reminder 프로그램들을 활용하자.
25. 주의를 분산시킬만한, 혹은 마음에 걸릴만한 모든 일들은 적어두도록 하자. 어떤 생각이든, 주요 검색 결과든, 새로운 아이디어든 적어두면 일이 궤도에 올랐을 때 머릿 속에 떠올라 가로막지 않게 된다.
26. 가끔은 휴식이 필요하다.


개인적으로 가장 필요한 것은 고정된 시간의 확보이다.
하루 종일 다른 문맥의 회의를 하는 건 어쩔 수 없고..

2 시간 정도를 어떻게 매일 고정적으로 확보하고 목표를 설정할 수 있을까 ..
하루 목표치를 8시간이 아닌 4~5시간 기준으로 잡으라는 충고는 아주 현실적인 조언인 것 같다. 8시간은 아니지만 60% 정도의 하루 의욕 목표치를 가지고 움직여야겠다.

좀 다른 성격의 글이지만 리더들을 위한 스케줄링 원칙을 함께 가져가면 도움이 되겠다.

How to Be Productive - The Mindmap of 35 Habits of the Uber-Productive.

1. 쉬운 일부터 먼저 한다.
2. 하루에 하나의 일에 우선 순위를 둔다.
3. 일과표를 항상 세워서 일한다.
4. 의사 결정 혹은 판단을 내릴 성격의 것이 아니면 회의를 소집하지 않는다.
5. 완벽한 것보다 마무리하는 것이 더 낫다.


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